Kako kreirati novog dobavljača u vašoj online prodavnici

Ovaj detaljni vodič će vas provesti kroz proces dodavanja novog dobavljača u backend vašeg online shopa. Upravljanje dobavljačima je ključno za efikasno vođenje zaliha, nabavku proizvoda i održavanje dobrih poslovnih odnosa.

Pravilno postavljanje baze dobavljača omogućava automatizaciju nabavke, praćenje performansi dobavljača i optimizaciju supply chain procesa.

Početni ekran sistema

Pregled dashboard-a

Na početnom ekranu vidimo:

Pozdrav: "Dobro došli, Electronics"
PRO oznaka: Premium funkcionalnosti
Današnja prodaja: Sa trendom rasta
Navigacijske elemente: Dropdown strelice za navigaciju

Značaj upravljanja dobavljačima:

Kontrola nabavke - Centralizirano upravljanje
Praćenje performansi - Analiza pouzdanosti
Automatizacija - Purchase orders
Cost management - Najbolje cijene
Relationship management - Dugoročni odnosi

Uloga dobavljača u e-commerce:

Osiguravaju kontinuitet zaliha
Određuju nabavne cijene
Utiču na margine profita
Definišu rokove isporuke
Garantuju kvalitet proizvoda

Navigacija do sekcije Dobavljači

Pristupanje modulu dobavljača

Kliknite na "Inventar" u lijevom meniju, a zatim na Uredi dobavljače za pregled sekcije upravljanja dobavljačima.

Vidljive opcije u navigaciji:

Inventar (PRO) - Upravljanje zalihama
Kolekcije - Grupiranje proizvoda
Brendovi - Upravljanje brendovima
Proizvodi - Upravljanje proizvodima

Hijerarhija supply chain sistema:

Dobavljači
  └── Proizvodi (što nabavljamo)
      └── Skladišta (gdje čuvamo)
          └── Inventar (koliko imamo)
              └── Prodaja (distribucija)

Kada trebate organizovati dobavljače:

Više od 5 različitih dobavljača
Različite kategorije proizvoda
Međunarodni i domaći dobavljači
Dropshipping partneri
Ekskluzivni distributeri

Početak kreiranja novog dobavljača

Inicijalizacija procesa

Kliknite na dugme "Kreiraj novog dobavljača".

Elementi na ekranu:

Plavo dugme - Primarna akcija
Ljubičasti krug - Označava fokus
Žuta notifikacija - Sistemska poruka
Čist interfejs - Minimalistički dizajn

Prije kreiranja dobavljača pripremite:

Osnovne informacije o kompaniji
Kontakt podatke odgovorne osobe
Uslove saradnje (payment terms)
Katalog proizvoda koji nude
Cjenovnike i popuste

Tipovi dobavljača:

Proizvođači:

Direktna nabavka
Najbolje cijene
Ekskluzivnost
Customizacija moguća

Veletrgovci:

Širok asortiman
Brza isporuka
Fleksibilni uslovi
Manji minimumi

Distributeri:

Regionalna pokrivenost
Tehnička podrška
Marketing podrška
After-sales servis

Dropshipping partneri:

Bez držanja zaliha
Direktna dostava kupcu
Niži početni troškovi
Automatizacija moguća

Unos naziva kompanije

Osnovna identifikacija dobavljača

Kliknite na polje "Naziv kompanije" da unesete naziv dobavljača.

Forma prikazuje dvije sekcije:

Lijeva strana - Podaci o kompaniji
Desna strana - Kontakt informacije

Navigacijski elementi:

"Nazad" - Povratak bez čuvanja
"Spremi" - Čuvanje podataka

Polje "Naziv kompanije":

Format: Puni pravni naziv
Karakteristike: Jasno i prepoznatljivo
Validacija: Obavezno polje

Primjeri dobrih naziva:

"ABC Elektronika d.o.o."
"TechSupply Bosnia d.o.o."
"Global Trade Partners GmbH"
"Mega Distribucija d.o.o. Sarajevo"

Najbolje prakse:

Koristite zvanični naziv iz registracije
Uključite pravni oblik (d.o.o., d.d., s.p.)
Dodajte lokaciju ako je relevantno
Izbjegavajte skraćenice osim poznatih

Unos naziva kompanije

Tipkanje naziva

Unesite naziv dobavljača u polje "Naziv kompanije".

Savjeti za unos:

Provjerite pravopis
Koristite velika slova pravilno
Budite konzistentni sa formatom
Verifikujte sa zvaničnim dokumentima

Primjer unosa:

Naziv kompanije: ABC Distribucija d.o.o. Sarajevo

Unos imena kontakt osobe

Primarni kontakt

Kliknite na polje "Kontakt osoba" da unesete ime kontakt osobe.

Značaj kontakt osobe:

Direktna komunikacija - Brže rješavanje
Relationship building - Personalni odnos
Problem solving - Jedan ansprechpartner
Negocijacije - Ovlaštena osoba

Format unosa:

Ime i prezime
Titula (opciono)
Pozicija (opciono)

Primjeri:

"Marko Marković"
"Dr. Ana Anić"
"Ing. Petar Petrović"

Dodatne informacije o kontaktu:

Pozicija u kompaniji
Direktan broj telefona
Radno vrijeme
Preferirani način komunikacije

Tipkanje imena kontakt osobe

Unos konkretnog imena

Unesite ime kontakt osobe u polje "Kontakt osoba".

Najbolje prakse:

Zatražite vizit kartu
Verifikujte poziciju
Zapišite alternativni kontakt
Ažurirajte pri promjenama

Potvrda kontakt informacija

Provjera unesenih podataka

Kontakt osoba je unesena (prikazano "neka" kao primjer).

Checklist:

Ime je tačno napisano
Pozicija je poznata
Ovlaštenja su definisana
Backup kontakt postoji

Unos email adrese

Elektronska komunikacija

Kliknite na polje "Email" da unesete email adresu dobavljača.

Vidljivi podaci:

Naziv kompanije unet
Kontakt osoba definisana
Email polje spremno za unos
Telefon polje ispod

Tipovi email adresa:

Generički email:

Personalni email:

Najbolje prakse:

Preferirajte personalne emailove
Dodajte i generički kao backup
Verifikujte da email radi
Testirajte prije čuvanja

Značaj email komunikacije:

Purchase orders
Potvrde narudžbi
Fakture i dokumentacija
Reklamacije
Promocije i novosti

Tipkanje email adrese

Unos elektronske pošte

Unesite email adresu u polje "Email".

Primjer unosa:

Email: neki@email.com

Format validacije:

Must contain @
Valid domain
No spaces
Lowercase preferred

Greške koje treba izbjeći:

❌ Spaces u adresi
❌ Specijalni znakovi (osim . _ -)
❌ Ćirilica ili lokalni karakteri
✅ Standard ASCII karakteri

Unos broja telefona

Kontakt telefon

Kliknite na polje "Telefon" da unesete broj telefona dobavljača.

Vidljivi podaci:

Svi prethodni podaci uneseni
Email: neki@email.com
Telefon polje označeno

Format telefona za BiH:

+387 XX XXX XXX
Gdje je XX pozivni broj:
- 33 (Sarajevo - fiksni)
- 61 (Mobilni - BH Telecom)
- 62 (Mobilni - HT Eronet)
- 65 (Mobilni - m:tel)

Primjeri brojeva:

"+38761123456" - Mobilni
"+38733123456" - Fiksni Sarajevo
"+38751123456" - Fiksni Banja Luka

Najbolje prakse:

Uvijek sa međunarodnim kodom
Mobilni broj kao primarni
Fiksni kao sekundarni
WhatsApp/Viber broj označiti

Tipkanje broja telefona

Unos konkretnog broja

Unesite broj telefona u polje "Telefon".

Prikazan primjer:

Telefon: +3876100111

Dodatne opcije:

Extension/lokal
Fax broj
Emergency kontakt
After hours broj

Unos adrese (linija 1)

Fizička lokacija dobavljača

Kliknite na polje "Adresa 1" da unesete adresu dobavljača.

Polje "Adresa 1":

Primarna adresa
Ulica i broj
Maksimalno 100 karaktera

Format adrese:

Ulica i broj
Primjer: Maršala Tita 45

Dodatna polja vidljiva:

Grad/opština - Dropdown selektor
Država - Bosna i Hercegovina (default)
Poštanski broj - 5 cifara

Zašto je adresa važna:

Fiskalni dokumenti - Fakture
Dostava - Povrati dobavljaču
Verifikacija - Legitimnost partnera
Pravni - Ugovori i sporovi
Logistika - Planiranje ruta

Tipkanje adrese

Unos konkretne adrese

Unesite adresu u polje "Adresa 1".

Prikazan primjer:

Adresa 1: sadd

Kompletan format:

Ulica i broj
Dodatne oznake (kat, lokal)
Orijentiri ako je potrebno

Izbor grada/opštine

Geografska lokacija

Kliknite na dropdown "Grad/opština" da izaberete grad ili opštinu.

Trenutno stanje:

Prikazuje "Odaberi" placeholder
Država: Bosna i Hercegovina
Poštanski broj: 74250

Glavni gradovi BiH:

Sarajevo (71000)
Banja Luka (78000)
Mostar (88000)
Tuzla (75000)
Zenica (72000)
Bijeljina (76300)
Brčko (76100)

Značaj pravilnog izbora:

Kalkulacija dostave
Porezne stope
Logističko planiranje
Regionalni izvještaji

Odabir grada/opštine

Selekcija iz liste

Izaberite željeni grad/opštinu iz dropdown opcija.

Organizacija liste:

Alfabetski poredak
Grupisanje po entitetima
Brza pretraga tipkanjem

Entiteti i gradovi:

Federacija BiH:
- Sarajevo (4 opštine)
- Tuzla
- Zenica
- Mostar

Republika Srpska:
- Banja Luka
- Bijeljina
- Doboj
- Trebinje

Brčko Distrikt:
- Brčko

Unos poštanskog broja

ZIP kod

Kliknite na polje "Poštanski broj" da unesete poštanski broj.

Format za BiH:

5 cifara
Prva cifra označava region
Bez razmaka ili crtice

Primjeri poštanskih brojeva:

71000 - Sarajevo Centar
71210 - Ilidža
78000 - Banja Luka
88000 - Mostar
75000 - Tuzla
72000 - Zenica
74250 - Maglaj (prikazan)

Validacija:

Mora biti 5 cifara
Mora odgovarati gradu
Automatska provjera

Tipkanje poštanskog broja

Unos ZIP koda

Unesite poštanski broj u polje "Poštanski broj".

Prikazan primjer:

Poštanski broj: 74250

Provjera prije čuvanja:

Čuvanje informacija o dobavljaču

Finalizacija procesa

Kliknite dugme "Spremi" da sačuvate informacije o dobavljaču.

Dugmići za akciju:

"Nazad" - Vraćanje bez čuvanja
"Spremi" - Čuvanje i kreiranje dobavljača

Nakon čuvanja:

Dobavljač se dodaje u bazu
Dostupan za dodjeljivanje proizvodima
Može se kreirati purchase order
Uključen u izvještaje
Dostupan za analitiku

Sljedeći koraci:

Dodavanje proizvoda od dobavljača
Definisanje uslova saradnje
Postavljanje cijena i popusta
Kreiranje PO (purchase order)
Praćenje performansi

Najbolje prakse za upravljanje dobavljačima

1. Vendor Management strategija

Klasifikacija dobavljača:

A kategorija (Strateški):
- 80% nabavke
- Ključni proizvodi
- Dugoročni ugovori
- Posebni uslovi

B kategorija (Važni):
- 15% nabavke
- Dopunski asortiman
- Standardni uslovi

C kategorija (Transakcioni):
- 5% nabavke
- Ad-hoc nabavke
- Spot kupovine

2. Evaluacija performansi

KPI metrike:

On-time delivery - Postotak na vrijeme
Quality rate - Bez defekata
Price competitiveness - Vs. tržište
Response time - Brzina odgovora
Flexibility - Prilagođavanje

Scoring sistem:

Ocjena = (Dostava × 0.3) + (Kvalitet × 0.3) + 
         (Cijena × 0.2) + (Servis × 0.2)

3. Uslovi saradnje

Payment terms:

Net 30 - Plaćanje 30 dana
2/10 Net 30 - 2% popust za 10 dana
COD - Cash on delivery
Avansno - Prepayment
Konsignacija - Pay after sale

Minimum order quantity (MOQ):

Pojedinačni proizvod MOQ
Ukupna vrijednost narudžbe
Kombinovani MOQ
Sezonski minimumi

4. Risk management

Diversifikacija:

Minimum 2 dobavljača po kategoriji
Backup dobavljači
Lokalni vs. međunarodni
Alternative za kritične proizvode

Due diligence:

Provjera registracije
Finansijski izvještaji
Reference drugih kupaca
Posjeta objektima
Certifikati kvaliteta

5. Komunikacija i odnosi

Redovni kontakt:

Mjesečni review calls
Kvartalni business review
Godišnje negocijacije
Trade show sastanci

Dokumentacija:

Master agreement
PO terms & conditions
Quality specifications
SLA (Service Level Agreement)
NDA ako je potrebno

6. Digitalizacija procesa

Automatizacija:

EDI (Electronic Data Interchange)
Automatski PO
Invoice matching
Inventory alerts
Performance dashboards

Integracije:

ERP ←→ Supplier Portal
 ↓         ↓
Inventory  Orders
 ↓         ↓
Analytics  Payments

Upravljanje purchase orders

1. Kreiranje narudžbenice

Elementi PO:

PO broj (jedinstveni)
Datum kreiranja
Dobavljač informacije
Lista proizvoda
Količine i cijene
Uslovi isporuke
Payment terms
Potpis/odobrenje

2. Approval workflow

Nivoi odobrenja:

< 500 KM: Automatski
500-2000 KM: Manager
2000-5000 KM: Direktor
> 5000 KM: Board approval

3. Praćenje isporuke

Status tracking:

Pending approval
Approved
Sent to supplier
Confirmed
Partially delivered
Completed
Cancelled

4. Receiving process

Prijem robe:

Najava dolaska
Fizička provjera
Usporedba sa PO
Quality check
Unos u sistem
Skladištenje

5. Invoice reconciliation

Three-way match:

Purchase Order
Receiving document
Supplier invoice = Approval for payment

Česte greške i kako ih izbjeći

1. Nedovoljna diversifikacija

❌ Loše: Jedan dobavljač za sve ✅ Dobro: Više dobavljača po kategoriji

2. Loša dokumentacija

❌ Loše: Verbalni dogovori ✅ Dobro: Sve napisano i potpisano

3. Ignorisanje performansi

❌ Loše: Bez praćenja KPI ✅ Dobro: Mjesečni performance review

4. Nedostatak backup plana

❌ Loše: Nema alternativa ✅ Dobro: Backup dobavljači spremni

5. Loši payment terms

❌ Loše: Avans za sve ✅ Dobro: Optimalni terms po dobavljaču

6. Nedovoljna komunikacija

❌ Loše: Kontakt samo pri problemima ✅ Dobro: Redovni review sastanci

7. Manjak due diligence

❌ Loše: Bez provjere partnera ✅ Dobro: Kompletna provjera prije saradnje

Analitika i izvještaji

1. Supplier scorecard

Mjesečni izvještaj:

Dobavljač: ABC d.o.o.
Period: Oktobar 2024

On-time delivery: 95%
Quality rate: 98%
Order accuracy: 97%
Response time: 24h
Overall score: 96%

2. Spend analysis

Po dobavljaču:

Total spend
Broj narudžbi
Prosječna vrijednost
YoY growth
Category breakdown

3. Performance trending

Grafovi:

Delivery performance
Quality metrics
Price evolution
Order volumes
Payment history

4. Risk assessment

Risk matrix:

        Impact →
Risk ↓   Low    Med    High
Low      OK     Watch  Action
Med      Watch  Plan   Action
High     Plan   Action Critical

5. Savings tracking

Savings sources:

Volume discounts
Early payment discounts
Negocijacije
Alternative suppliers
Process improvements

Zaključak

Uspješno upravljanje dobavljačima zahtijeva: 🤝 Partnerski pristup - Win-win odnosi 📊 Data-driven odluke - Bazirano na metrikama 📋 Dobru dokumentaciju - Sve crno na bijelo 🔄 Kontinuiranu optimizaciju - Stalno poboljšanje 🛡️ Risk management - Pripremljenost za sve

Kvalitetni dobavljači su temelj uspješnog e-commerce biznisa. Investirajte vrijeme u izgradnju i održavanje ovih odnosa - to će se višestruko isplatiti kroz bolju uslugu vašim kupcima.

Pro tip: Kreirajte standardni onboarding proces za nove dobavljače koji uključuje: provjeru dokumentacije, uzorak proizvoda, test narudžbu, evaluaciju i tek onda punu saradnju. To će vam uštedjeti puno problema u budućnosti.